Administrasi dan Manajemen

Oleh : Bayu Pramutoko,SE,MM

Dosen Fakultas Ekonomi Manajemen Univ. Islam Kadiri – Kediri

A. PENGERTIAN ADMINISTRASI

Administrasi pengertian sehari-hari sering disamakan dengan tata usaha, yailu berupa kegiatan mencatat, mengumpulkan dan menyimpan suatu kegiatan atau hasil kegiatan untuk membantu pimpinan dalam mengambil keputusan.

Penjelasan di atas adalah definisi administrasi dalam arti sempit yang masih banyak ditemukan dalam kehidupan sehari-hari. Suatu contoh, sebuah koran/majalah/tabloid membubuhkan alamatnya dengan “Kantor redaksi Administrasi”. Yang dimaksud oleh lembaga pers di atas lak lain adalah tata usaha. Definisi administrasi terkadang dipersempit lagi dan disamakan dengan keuangan. Misalnya seorang pegawai kantor berucap “bereskan dulu urusan administrasimu” yang dimaksud dengan administrasi oleh si pegawai adalah keuangan. –

Definisi administrasi secara luas adalah :

1. Suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok. negara atau swasta, militer atau sipil, besar atau kecil dan sebagainya.
2. Perencanaan,   pengorganisasian,   memberikan   komando, koordinasi dan mengadakan pengawasan.
3. Kegiatan suatu kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyeiesaikan tujuan bersama.
4. Bimbingan. kepemimpinan dan pengawasan daripada usaha-usaha kelompok individu terhadap tercapainya tujuan bersama.

1. Bekerja menurut tata tertib tata usaha.
2. Keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

B. UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI

Tampaknya terjadi kontradeksi dalam pengertian administrasi tersebut, tetapi dari uraian-uraian itu dapat ditarik kesimpulan makna yang terkandung dalam administrasi, yaitu :

1. Adanya usaha atau aktivitas kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang atau lebih.
2. Adanya organisasi atau wadah kerjasama.
3. Adanya perencanaan, bimbingan, kepemimpinan, koordinasi dan pengawasan.
4. Adanya tujuan.
5. Peralatan dan perlengkapan.

C. MACAM-MACAM ADMINISTRASI

Dari segi perkembangannya, administrasi dapat dibagi atas dua bagian besar, yaitu administasi negara dan niaga.Administrasi negara ialah keseluruhan kegiatan yang dilakukan oleh seluruh aparatur pemerintah dari suatu negara dalam usaha mencapai tujuan negara.

Administrasi niaga ialah keseluruhan kegiatan mulai dari produksi barang dan/atau jasa sampai tibanya barang atau jasa tersebut di tangan konsumen.

D. DEFINISI MANAJEMEN

Definisi manajemen dapat diartikan sebagai berikut:

1. Ketatalaksanaan proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran tertentu.
2. Kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.
3. Segenap perbuatan menggerakkan sekelompok orang dan Menggerakkan fasilitas dalam suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.

Memahami  berbagai definisi manajemen tersebut dapat ditaril( kesimpulan bahwa pada pokoknya manajemen adalah suatu proses/kegiatan/usaha pencapaian tujuan tertentu melalui kerjasama dengan orang lain. Dan dapat pula dikatakan bahwa manajemen merupakan inti daripada administrasi, karena memang manajemen merupakan alat pelaksana utama daripada administrasi. Dengan perkataan lain dikatakan bahwa administrasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan hanya kegiatan-kegiatannya yang dapat dibedakan.

Apabila dilihat dari segi fungsional administrasi mempunyai dua tugas utama, yakni:

1. Menentukan tujuan menyeluruh yang hendak dicapai.
2. Menentukan kebijaksanaan umum yang mengikat seluruh organisasi.

Sebaliknya manajemen pada hakekatnya berfungsi untuk melakukan semua kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan umum yang telah ditentukan pada tingkat administrasi. Ungkapan tersebut jelas menunjukan bahwa administrasi lebih luas dari pada manajemen.

E. HUBUNGAN ANTARA ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

Sebagaimana telah diuraikan di atas, administrasi adalah proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Kerja dapat terselenggara dengan baik sehingga tujuan yang  dikehendaki   dapat  tercapai  bila  ada  orang  yang menyelenggarakannya. Dan masalah orang yang menyelenggarakan kerja untuk mencapai tujuan inilah yang menjadi masalah pokok daripada manajemen, karena intisari daripada manajemen ialah suatu proses/usaha dari orang-orang secara bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

Jadi administrasi adalah penyelenggaranya dan manajemen adalah orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelengaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

Keterkaitan di atas dapat dianalogikan—meski tidak seluruhnya tepat—seandainya pembaca akan membeli buah rambutan. Pertama kali yang terlihat adalah kulit luar yang berwama hijau atau merah. Jika kulitnya dikupas maka didapati daging rambutan yang berwarna putih kalau dagingnya sudah dimakan maka akan terlihat intinya yang disebut biji rambutan.

Demikian pula manajemen, maka yang pertama disoroti adalah kulit luamya yaitu “Admmistnisi” Kedua dagingnya yaitu “manajemen” selanjutnya adalah bijinya yaitu “kepemimpinan”

F.  FUNGSI-FUNGSI ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

Telah diketahui bahwa pada dasamya administrasi berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijaksanaan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan umum yang telah dirumuskan.

Dalam proses pelaksanaannya, administrasi dan manajemen mempunyai tugas-tugas tertentu yang harus dilaksanakan sendiri. Tugas-tugas itulah yang biasa disebut/diartikan sebagai fungsi-fungsi administrasi dan manajemen. Hingga kini para sarjana belum mempunyai kata sepakat yang bulat tentang fungsi-fungsi administrasi dan manajemen itu, baik ditinjau dari segi klasifikasinya maupun terminologi yang dipergunakan.

Menurut Prof Dr Sondang P Siagian MA dalam bukunya “Fungsi-fungsi managerial” dan “Filsafat Administrasi” rimgsi-fungsi administrasi dan manajemen itu ialah :

1. Perencanaan (Planning)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3. Pemberian Motivasi (Motivating)
4. Pengawasan (Controling)
5. Penilaian (Evaluating)

Fungsi-fungsi tersebut mutlak harus dijalankan oleh administrasi dan manajemen. Ketidakmampuan untuk menjalankan fungsi-fungsi itu akan mengakibatkan lambat atau cepat matinya organisasi.

A. Perencanaan (Planning)

Planning dapat didefmisikan sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan Yang telah ditentukan.

Pengertian tersebut menunjukan bahwa perencanaan merupakan fungsi administrasi dan manajemen yang pertama. Alasannya ialah bahwa tanpa adanya rencana, maka tidak ada dasar untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu dalam rangka usaha oencapain tujuan. Perencanaan menjadi fungsi pertama karena ia merupakan dasar dan titik tolak dari kegiatan pelaksanaan selanjutnya.

Salah satu cara yang paling mudah dikemukakan dalarn penyusunan rencana adalah dengan mengatakan bahwa perencanaan berarti mencari dan menemukan jawaban terhadap enam pertanyaan. yaitu :

a. What(Apa)                           d.  How (Bagaimana)

b. Where (Dimana)                e.  Who (Siapa)

c. When (Kapan)                    f.   Why (Mengapa)

Pertanyaan tersebut menjadi:

1. Apa kegiatan-kegiatan yang harus dijalankan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya ?
2. Dimana kegiatan-kegiatan tertentu dijalankan? Pertanyaan ini mencakup letak bangunan organisasi yang hendak didirikan, tata ruang yang disusun, tempat sumber tenaga kerja.
3. Kapan kegiatan-kegiatan tertentu hendak dilaksanakan. Hal ini berarti bahwa dalam rencana hams tergambar sistem prioritas yang dipergunakan, penjadwalan waktu dan hal-hal yang berhubungan dengan faktor waktu.
4. Bagaimana cara melaksanakan kegiatan-kegiatan ke arah tercapainya tujuan ? Yang dicakup oleh pertanyaan ini menyangkut soal sistem dan tata kerja, standar yang hams dipenuhi, cara pembuatan dan penyampaian laporan, cara menyimpan dokumen dan lain-lain.
5. Pertanyaan “siupa” berarti diketemukannya jawaban dalam rencana tentang gambaran pembagian tugas, wewenang dan tanggungjawab.
6. Secara filosofis, pertanyaan yang terpenting di antara rangkaian pertanyaan ini ialah pertanyaan “mengapa”. Terpenting karena pertanyaan ini ditunjukan kepada kelima pertanyaan yang mendahuluinya. Jika kelompok pimpinan dapat memuaskan dirinya atas jawaban-jawaban yang diperoleh terhadap keenam pertanyaan itu, akan terciptalah suatu rencana yang baik.

B. pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian ialah keseluruhan proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggungjawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

Definisi   tersebut   menunjukan   bahwa   pengorganisasian merupakan langkah pertama ke arah pelaksanaan rencana yang telah tersusun sebelumnya. Dengan demikian adalah suatu hal yang logis pula apabila pengorganisasian sebagai fungsi administrasi dan manajemen ditempatkan sebagai fungsi kedua, mengikuti fungsi perencanaan. Juga terlihat dalam definisi itu bahwa pelaksanaan fungsi pengorganisasian menghasilkan suatu organisasi yang dapat digerakan sebagai suatu kesatuan yang bulat.

Organisasi sebagai alat administrasi dan manajemen terlihat penting apabila diingat bahwa bergerak tidaknya organisasi ke arah pencapain tujuan sangat tergantung atas kemampuan manusia dalam organisasi menggerakan organisasi itu ke arah yang telah ditetapkan.

C. Penggerakan (Motivating)

Penggerakan ialah keseluruhan proses pemberian motif bekerja kepada para bawahan sedemikan rupa sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan ekonomis.

“Motivating” secara implisit berarti bahwa pimpinan organisasi berada di tengah-tengah para bawahannya dan dengan demikian dapat memberikan bimbingan, instuksi, nasehat dan koreksi     jika diperlukan.

Pelaksanaan fungsi “Motivating” dalam organisasi dapat dijalankan dengan baik dengan menggunakan teknik-teknik sebagai berikut:

1. Jelaskan tujuan organisasi kepada setiap orang yang ada dalam organisasi.
2. Usahakan agar setiap orang menyadari, memahami serta menerima baik tujuan tersebut.
3. Usahakan agar setiap orang mengerti struktur organisasi.
4. Tekankan pentingnya kerjasama dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan yang diperlukan.
5. Perlakukan setiap bawahan sebagai manusia dengan penuh pengertian.
6. Berikan penghargaan serta pujian kepada bawahan yang cakap dan teguran serta bimbingan kepada orang-orang yang kurann mampu bekerja.
7. Yakinkan setiap orang bahwa dengan bekerja baik dalain organisasi tujuan pribadi orang-orang tersebut akan tercapai semaksimal-maksimalnya.

D. Pengawasan (Controling)

Pengawasan ialah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Dari definisi ini jelas terlihat bahwa terdapat hubungan yang sangat erat antara perencanaan dan pengawasan.

Artinya bahwa perencanaan dan pengawasan merupakan kedua belahan mata uang yang sama. Jelas bahwa tanpa rencana pengawasan tidak mungkin dilaksanakan karena tidak ada pedoman untuk melakukan pengawasan itu. Sebaliknya rencana tanpa pengawasan akan berarti timbulnya penyimpangan-penyimpangan dan atau penyelewengan-penyelewengan yang serius tanpa ada alat untuk mencegahnya.

Jelaslah kiranya bahwa pengawasan sangat menentukan peranannya dalam usaha pencapaian tujuan. Secara filosofis dapat dikatakan bahwa pengawasan itu mutlak diperlukan karena manusia bersifat salah dan khilaf. Dus manusia dalam organisasi perlu diamati, bukan dengan maksud untuk mencari kesalahannya kemudian menghukumnya, akan tetapi untuk mendidik dan membimbing. Hal ini kiranya sangat penting untuk diperhatikan karena para pemimpin dalam suatu organisasi sering lupa bahwa seorang pemimpin yang baik adalah seorang yang ikhlas memberikan kesempatan yang seluas-luasnya kepada bawahannya untuk berbuat kesalahan. Hanya saja setelah kesalahan diperbuat, adalah menjadi tugas pimpinan untuk memperbaiki kesalahan itu dengan jalan memberikan bimbingan kepada bawahannya agar ia tidak mengulangi kesalahan yang sama, akan tetapi berani untuk berbuat kesalahan yang lain.

Jika seorang bawahan selalu diancam dengan hukuman setiap kali ia berbuat kesalahan, maka bawahan tersebut tidak akan berkembang karena dalam setiap tindakannya ia akan selalu dikuasai oleh rasa takut. Akibatnya ia tidak akan berani mempunyai prakarsa, mengambil keputusan dan akhimya akan kehilangan kepercayaan pada dirinya sendiri. Ini tidak boleh terjadi.

Kendati demikian perlu diperhatikan pula bahwa pernyataan diatas tidak berarti bahwa seorang pimpinan tidak boleh menghukum bawahannya. Memang seorang pimpinan dapat bertindak punitif jika seorang bawahan, meskipun telah berulang kali dibimbing, terus menerus berbuat kesalahan yang sama.

Proses pengawasan pada dasamya dilaksanakan oleh administrasi , manajemen dengan mempergunakan dua macam teknik, yakni:

1. pengawasan langsung (direct control)
2. pengawasan tidak langsung (indirect control)

Yang dimaksud pengawasan langsung ialah apabila pimpinan organisasi mengadakan sendiri pengawasan terhadap kegiatan yang sedang dijalankan. Sementara pengawasan tidak langsung ialah pengawasan dari jarak jauh. Pengawasan ini dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh para bawahan. Laporan itu dapat berbentuk tertulis dan lisan.

Kelemahan daripada pengawasan tidak langsung ialah bahwa sering para bawahan hanya melaporkan hal-hal yang positif saja Padahal, seorang pimpinan yang baik akan menuntut bawahannya untuk melaporkan beberapa hal, baik yang bersifat positif maupun negatif Karena kalau hanya hal-hal yang positif saja yang dilaporkan, pimpinan tidak akan mengetahui keadaan yang sesungguhnya. Akibatnya dia akan mengambil kesimpulan yang salah. Lebih jauh lagi ia akan mengambil keputusan yang salah.

Kesimpulannya ialah bahwa pengawasan tidak akan dapat berjalan dengan baik apabila hanya bergantung kepada laporan saja, karena itu pengawasan tidak langsung tidak cukup. Adalah bijaksana apabila pimpinan organisasi menggabungkan teknik pengawasan langsung dan tidak langsung dalam melakukan fungsi pengawasan itu.

E. Penilaian (evaluating)

Penilaian adalah proses pengukuran dan pembandingan hasil-hasil pekerjaan yang telah dicapai dengan hasil-hasil yang seharusnya dicapai.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa hakekat dari penilaian adalah:

•• Penilaian ditujukan kepada satu fase tertentu dalam satu proses setelah fase itu seluruhnya selesai dikerjakan. Berbeda dengan pengawasan yang ditujukan kepada fase yang masih dalam proses pelaksanaan.

Penilaian bersifat korektif terhadap fase yang telah selesai dikerjakan. Korektifitas yang menjadi sifat penilaian itu sangat berguna bukan untuk fase yang telah selesai, akan tetapi untuk fase berikutnya. Artinya, melalui penilaian harus diketemukan kelemahan-kelemahan sistem yang dipergunakan dalam fase yang baru saja selesai. Juga harus diketemukan penyimpangan-penyimpangan dan/atau penyelewengan-penyelewengan yang telah terjadi, tetapi lebih penting lagi, harus diketemukan sebab-sebab mengapa kelemahan-kelemahan itu timbul, juga harus diketemukan sebab-sebab mengapa penyimpangan-penyimpangan itu terjadi.

 BAHAN BACAAN

Burhanudin, Analisis Administrasi Manajemen dan Kepemimpinan Pendidikan

Bumi aksara Jakarta, 1995

Handoko, T Hani. Manajemen, BPFE, Yogyakarta, 1998

Robbin, Stephen P. Teori Organisasi, struktur, Desain dan Aplikasi, Archan, Jakarta,

1995.

Siagian, Sondang P. Filsafat Administrasi, Gunung Agung, Jakarta. 1997.